Переписываем, а заодно пересматриваем оргполитику компании — от культуры и стратегии до регламентов работы. Большая часть правил являются скорее напоминаниями «как делать лучше», а не законами «делать так и не иначе». Например, правила деловой переписки. Сохраняйте и пользуйтесь.
Пишите письма кратко и по существу. Каждый абзац должен нести смысловую нагрузку и помогать адресату быстро понять, в чём суть обращения. Излагайте мысли логично: сначала контекст, затем вопрос или предложение, а в конце — ожидаемое действие.
Оформляйте письма аккуратно. Используйте стандартный шрифт, единый стиль и нормальный размер текста. Не применяйте яркие цвета, необычные шрифты, смайлы или эмодзи — это снижает деловой стиль и отвлекает внимание от содержания.
Всегда указывайте тему письма. Она должна отражать основную суть сообщения, быть короткой и конкретной. Грамотно сформулированная тема помогает адресату быстро понять, о чём идёт речь, и легко найти переписку в будущем.
Отвечайте своевременно. Не оставляйте письма без внимания, даже если не можете дать полный ответ сразу — достаточно подтвердить получение и сообщить, когда вернётесь с ответом. Это показывает вашу надёжность и уважение к партнёрам и коллегам.
Соблюдайте деловой тон. Письмо — это не разговор в мессенджере, поэтому выражайте мысли чётко, спокойно и вежливо. Избегайте эмоций, сарказма, иронии и личных комментариев — любое письмо должно оставлять ощущение профессионализма и доброжелательности.
Не пересылайте конфиденциальные данные и внутренние документы сторонним адресатам без разрешения руководителя. Это правило защищает компанию от утечек информации и помогает сохранить доверие клиентов и партнёров.
Перед отправкой письма обязательно перечитайте его. Проверьте орфографию, корректность имён и адресов получателей, а также наличие всех необходимых вложений. Ошибки, пропущенные файлы или неверные адресаты портят впечатление и могут повлечь недоразумения.
Не вставляйте изображения в тело письма. Графические элементы мешают восприятию текста, усложняют просмотр на мобильных устройствах и могут вызвать ошибки при пересылке. Если нужно передать иллюстрации — прикрепите их отдельными файлами.
Не прикладывайте к письму слишком много файлов. Оптимально — не более трёх вложений. Это облегчает обработку информации, упрощает работу получателя и снижает риск, что письмо будет заблокировано из-за большого объёма данных.
Дискуссия