В рамках рубрики «Экспертная пятница» мы продолжаем разбирать одну из самых болезненных тем для компаний — как снизить зависимость от знаний, которые живут только в головах отдельных сотрудников.
Сегодня Мария Мариничева, эксперт по управлению знаниями, экс-директор департамента управления знаниями Оргкомитета Сочи-2014, с 25-летним опытом практики, поделится практическим кейсом одной юридической компании.
Юридическая компания, около 250 сотрудников. Формально всё устойчиво, но ключевая экспертиза держится на 10–15 партнёрах и ведущих юристах. Если кто-то из них уходит, начинаются сложности: буксует передача дел, новички долго вникают даже в стандартные задачи, одни и те же вопросы решаются по-разному, а время уходит не на работу с клиентами, а на поиск информации.
Важно, что вопрос был не в отсутствии базы знаний — она в компании уже была. Вопрос оказался другим: что именно нужно сохранять, чтобы бизнес не буксовал и мог расти.
Мы начали с логичного, но неприятного шага — честно посмотрели, от каких знаний сейчас зависит бизнес, где они находятся и сколько будет стоить их потеря или создание заново.
Оказалось, что около 65–70% критически важных знаний находятся не в системе и не в документах, а в головах конкретных специалистов.
Дальше фокус сместился с “задокументировать всё” на работу с действительно значимым: были выделены знания, напрямую влияющие на репутацию и успех компании, описаны юридические ноу-хау, пересобрана структура базы знаний — без лишнего и устаревшего. Параллельно измерили культуру: индекс доверия внутри компании составил 56% из 100 — и это многое объяснило.
Через шесть месяцев зависимость от “незаменимых” заметно снизилась: доля знаний, живущих только в головах, сократилась до 35%. База знаний стала рабочим инструментом — её начали использовать большинство сотрудников, ускорилась адаптация новичков, а поиск информации стал в разы быстрее.
Этот проект ещё раз напомнил мне простую вещь: база знаний — это не архив, где копят документы. Это живая опора для бизнеса. Она работает только тогда, когда вы точно знаете, что для вас критически важно, и поддерживаете в актуальном состоянии именно это
26 февраля в 18:30 по МСК Мария Мариничева проведет открытый вебинар, где расскажет о системных подходах к управлению знаниями и обмену опытом в компаниях.
