С 17 сентября документы храним по-новому

📌Организация хранения. До вступления в силу Приказа Росархива № 77 мы руководствовались приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Он утратил силу.

• 🔹Теперь коммерческие организации не обязаны создавать архив. Но этот порядок следует применять для оформления дел при хранении документов и при утилизации документов с истекшим сроком хранения.
• 🔹Организации могут организовать архив сами или передать свой архив на хранение другой коммерческой организации, для которой данная деятельность является уставной. В прежних правилах этого положения не было.
• 🔹Требования к температурному режиму, обустройству помещения практически не изменились за исключением некоторых моментов по освещению помещения архива. Теперь, кроме ламп накаливания в закрытых плафонах, разрешили использовать люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.

📌Оформление дел на бумаге. Все по-прежнему. Напомним, что в каждом из дел должно быть не более 250 листов при толщине корешка в пределах 4 см. Документы подшивают в твердую обложку на четыре прокола (в малоформатных делах ― на три).

📌Экспертиза документов. Правила дополнили разъяснением, что при экспертизе документ оценивают по четырем критериям: происхождение, содержание, внешние особенности документов, а также пригодность для использования. Уточнили, что экспертизу проводят:

• ▫️ при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
• ▫️при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);
• ▫️при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
• ▫️при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

📌Уничтожение документов. Конкретизирован способ уничтожения документов. Документы для уничтожения передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Документы с персональными данными, с отметкой «Для служебного пользования», с информацией ограниченного доступа, должны уничтожаться в организации – измельчаться в шредере. А потом бумажные отходы передаются для утилизации в специализированную организацию.

📌Хранение электронных документов. В электронном виде архивные документы можно хранить на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов ― СХЭД. Можно использовать одновременно оба способа. СХЭД изначально разрабатывалась для государственных организаций. Коммерческие организации также могут применять такие системы самостоятельно или пользоваться услугами специализированных организаций.

📌Обновлены формы номенклатуры актов, описей. Обновлены следующие рекомендуемые формы:

• • номенклатуры дел организации;
• • номенклатуры дел структурного подразделения организации;
• • акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению;
• • листа-заверителя дела;
• • обложки дела;
• • описи электронных документов;
• • описи дел по личному составу;
• • акта о технических ошибках в учетных документах;
• • книги учета поступления и выбытия дел, документов;
• • акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов;
• • акта конвертации электронных архивных документов и др.

✔️✔️✔️Организации могут доработать рекомендованные формы документов или создать новые с учетом своих потребностей.