Роскомнадзор (РКН) продолжает ставить перед нами новые задачи. Теперь при работе с персональными данными (пд) нам потребуются два новых документа.
✔️1. Уведомление об обработке персональных данныхВ этом году мы должны подавать уведомление о намерении обрабатывать пд с использованием новой формы, утвержденной приказом РКН от 28.10.2022 № 180. Также новое уведомление нужно подать, в случае если у вас произошли какие-то изменения, появились новые цели обработки.
Направлять уведомление о начале обработки пд в отношении каждого нового работника закон не требует. О намерении обрабатывать пд уведомляем РКН только один раз.
❗️Штрафа за опоздание с уведомлением нет, а вот обработка пд без уведомления РКН обойдется в 3000 руб. (это минимальный штраф согласно ст. 19.7. КоАП).
Заполнять уведомление удобно прямо на сайте pd.rkn.gov.ru. Подписываем электронной подписью и отправляем в РКН. Если электронной подписи нет, придется распечатывать бланк.
Если после подачи уведомления данные изменились, придется подавать уведомление об изменении сведений. В том же Приказе № 18 есть соответствующая форма.
✔️2. Акт об уничтожении персональных данныхС 1 марта 2023 г. нужно подтверждать уничтожение пд.
- Сначала разработайте правила для уничтожения документов.
- Четко пропишите алгоритм действий во внутреннем документе организации.
- Перед процедурой уничтожения пд создайте комиссию или назначьте ответственное лицо. Состав и полномочия комиссии утвердите приказом директора.
Если обработка пд осуществляется без использования средств автоматизации, подтверждаем уничтожение пд актом.
Акт составляем в бумажном или в электронном виде с применением электронной подписи. В акте указываем данные, которые мы уничтожили.
Если обрабатываете данные с использованием средств автоматизации, то в дополнение к акту об уничтожении необходима выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе.
РКН не обязывает представлять выгрузку только в электронном виде. Поэтому, если не получится осуществить выгрузку из журнала, можно составить документ в любом виде.
Удобно создать электронную таблицу-шаблон с графами для необходимых сведений. А при уничтожении данных просто заполнить этот шаблон на основании удаленных сведений.