Часто вижу, что многие воспринимают эту позицию «как кофе приносить». А в реальности, это один из самых частых запросов в закрытых вакансиях. То есть вакансиях, которые не ищут на открытом рынке.
Персональный ассистент — это человек, который помогает своему работодателю достигать наибольшей эффективности и обеспечивает поддержку в решении разного спектра задач — от организации времени (привет очень сложный календарь и согласования удобных слотов всем), управлении делами, в том числе конфиденциального характера, подготовке эффективных встреч, организации поездок, работе с документооборотом. PA видит то, что иногда не видят топ-менеджеры в компании, семья человека или партнеры по бизнесу, поэтому людей на такую позицию ищут часто по рекомендациям знакомых. Важен уровень осознанности и доверия к человеку.
У кого обычно есть персональный ассистент?
Я бы сказала, что ищут такого человека в 3 ситуациях:
- Когда у человека несколько бизнесов, проектов, направлений деятельности или социальных ролей (например, предприниматель, преподаватель, ментор, и отец или мать). И тогда важно, чтобы кто-то менеджер нагрузку, разбирал и перераспределял входящие запросы, думал на несколько недель вперед и о ресурсе самого человека.
- Когда у человека много входящих стейкхолдеров и запросов внутри одной организации, и опять, чтобы процесс шел, нужен тот, кто будет вникать, фильтровать и делать ту часть задач, которую можно назвать гигиенической частью работы. Характер гигиенической части работы может быть разным и зависит от специализации работодателя — кто-то отдает делать первый рисеч, а кто-то вычитывать договоры после юристов.
- Когда человек работает собой и продает свою экспертизу или творчество. Консультанты, блогеры, музыканты, специалисты по налогам, актеры, дизайнеры…Не всегда у такого лайфстайл-предпринимателя есть потребность и возможность нанять большой бэкофис, иначе чек его услуг вырастет в разы. И ассистент выступает своеобразным менеджером в том, что этот маленький свечной заводик работал.
Почему это точка входа в новую индустрию?
Часто ассистент — это обязательный участник части встреч своего работодателя, и чтобы обработать договоренности, понять акценты - надо вникать в новые для себя сферы, рынки. Это «вникание» часто заканчивается тем, что человек за пару лет становится профессионалом в новом рынке, даже не имея специального образования.
К PA часто стекается важная информация, запросы и проблемы проектов и компаний руководителя — они точка входа и выстраивают отношения с теми, кто обращается с запросами, может помогать решать проблемы альтернативными способами, сводить одних с другими, без встреч с руководителями. Поэтому часто ассистенты становятся важными и влиятельными фигурами в компаниях и группах компаний. И через несколько лет спокойно уходят на повышение, руководя каким-либо отделом, или даже беря на себя функцию исполнительного директора одного из проектов.
Работа с цифрами, данными, договорами предполагает 100% конфиденциальность и работу с квалифицированными юристами, финансовыми специалистами — это как возможность познакомиться с рынком изнутри, так и вообще увидеть, как выглядят комплексные решения.