Производственные расходы идут непосредственно на создание продукта или оказание услуг, включая зарплату и налоги на персонал, занятый в этом производстве. Например: закупка товара с целью его перепродажи, аренда цеха производственной компании, зарплата врача в клинике, моторное масло в автосервисе. Производственные расходы ещё называют себестоимостью или «костами».
Коммерческие расходы связанны с привлечением клиентов, маркетингом и продажами, включая зарплату и налоги коммерческих специалистов. Например: реклама и другие маркетинговые мероприятия, тираж каталогов и презентаций, зарплата продавцов.
Административные расходы относятся к созданию условий работы, администрированию и управлению. Например: аренда офиса, оплата юристов на аутсорсе, зарплата бухгалтерии и директора. Всё, что связано с обслуживанием компании.
Остальные расходы, к которым могут относиться, например проценты по кредитам и займам и амортизация всего, что можно амортизировать.
Каждый бизнес сам определяет какие расходы считать производственными, коммерческими, административными и прочими. Например, компания берёт деньги за доставку и включает её себестоимость в производственные расходы. Другая может предоставлять доставку бесплатно, позиционируя это как сервис и включать её в коммерческий расходы. Третья компания имеет штатного курьера, который занимается всеми доставками, а расходы на него считаются административными.
Я не финансист и таковым себя не считаю, просто делюсь опытом. По данной теме рекомендую почитать «Нескучные финансы» Афанасьев, Бодрейший, Краснов и «Финансовое планирование» Александр Высоцкий.
Автоматизация финансового учёта. Инструкция по внедрению, настройке и работе Битрикс24.