С 1 апреля 2025 года завершается переходный период, в течение которого можно было использовать как старый, так и новый формат электронных счетов-фактур и УПД. С этой даты будет разрешен только формат 5.03, соответствующий актуальным требованиям законодательства, вступившим в силу с начала 2025 года. Этот формат утвержден приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032.
Электронные счета-фактуры: кому они обязательны
Организации, работающие с прослеживаемыми товарами, обязаны использовать электронные счета-фактуры. В остальных случаях электронный документооборот возможен по соглашению сторон — продавец и покупатель могут обмениваться такими документами, если договорились об этом в письменном виде.
Что изменилось в формате 5.03?
- Компании на упрощенной системе налогообложения теперь могут указывать пониженные ставки НДС (5% или 7%), а также расчетные ставки (5/105, 7/107).
- При продаже прослеживаемых товаров можно указывать их стоимость без НДС в рублях с точностью до копеек (два знака после запятой).
- Регистрационный номер партии товара (РНПТ) теперь может содержать от 25 до 29 символов (ранее было минимум 27).
Как подготовиться к переходу?
Большинство компаний работают через учетные системы, поэтому для перехода на формат 5.03 достаточно обновить программное обеспечение. Если у компании собственное ПО, потребуется адаптация рабочих процессов.
В 1С уже реализована возможность формирования электронных счетов-фактур и УПД в новом формате.
Возможные риски при использовании старых форматов
Если после 1 апреля организация выставит электронный счет-фактуру или УПД в формате 5.01 или 5.02, документ не пройдет проверку у оператора ЭДО и не будет отправлен контрагенту. ФНС также перестанет принимать такие документы.
Влияет ли новая графа 14 на вычеты по НДС?
Нет, отсутствие заполненной графы 14 не препятствует налоговым вычетам, однако у продавца могут запросить пояснения. Если компания не занимается прослеживаемыми товарами, заполнять графы 12—14 не обязательно.
Что с бумажными счетами-фактурами и УПД?
ФНС сохраняет прежнюю позицию: бумажные документы допустимы только при работе с физлицами, самозанятыми или при экспорте в страны ЕАЭС.
Будут ли штрафы за ошибки в счетах-фактурах и УПД?
Пока штрафов за нарушения в области прослеживаемости товаров нет, но Минфин уже разработал проект изменений в КоАП. Если он будет принят, с 2026 года начнут действовать штрафы:
- Для ИП — от 1 000 до 30 000 руб.
- Для юрлиц — от 1 000 до 100 000 руб.
- За оформление бумажных счетов-фактур вместо электронных — от 200 до 100 000 руб. (для ИП до 30 000 руб.)
Как правильно оформлять счета-фактуры для прослеживаемых товаров?
- В графе 1а указывается наименование товара.
- В графе 11 — РНПТ.
- В графах 12 и 12а — единицы измерения.
- В графе 13 — количество товара.
- В графе 14 — стоимость без НДС.
Дискуссия