Неочевидная она, потому что хочется успеть много, а время ограничено. И люди настроены поработать, раз уж собрались. Коллективный разум уверен, что «плотная программа = равно результат». Мы фокусируемся на списке того, что надо сделать или что обсудить. За кадром остается уровень энергии и когнитивная нагрузка, которая кратно вырастает, когда нужно фокусироваться, концентрироваться, обсуждать сложное, придумывать новое.
Почему придумывая командную сессию мы думаем расписанием, а не ресурсами группы? Расписание проще представить, ресурс группы сложно измерить. Одно измеряется в часах, а второе … ("эээ, ну потом отдохнем"). Плюс есть стандарт рабочего дня в нашей голове — 8 часов мы проводим за делом, а остальное время распределяем, как считаем нужным. Восстанавливаемся после работы, переключаемся и делаем это так, как нам подходит.
Стратсессия или выезд — это небольшая депривация от мира, чтобы родилась свежая идея или стратегия. Поэтому группа инвестирует все свое время в дни проведения собрания, и временем группы управляет расписание. Если оно слишком плотное (совместные активности после интеллектуальной части), тем на обсуждение очень много (много дискуссий, обсуждений, знакомства, генерации идей), а времени на качественное восстановление не заложено — случается перегруз, блокировка потенциала к созданию нового, люди чувствуют себя выжатыми, разочарованными в себе или процессе, потому что от обсуждений у них не рождается решений.
Как делать устойчивое расписание? Стратегическая или командная сессия — это комбинация двух периодов:
- концентрации на проблеме или задаче
- пассивной генерации решений и идей, когда формально человек об этом не думает, а решение уже крутится в его голове
Для периодов концентрации нужен сценарий, фреймворки, порядок действий, документы и фиксация материалов. В начале группа «подгружает» в себя информацию, фокусирует своё внимание на конкретной задаче, проблеме, материалах. Мозг обрабатывает информации, анализирует, соединяет одни данные с другими. Этот период не может длиться долго, поэтому золотое правило работаем 90 минут, 15 отдыхаем, и является золотым. Cделать это стоит в начале, чтобы выровнять всех в понимании ситуации и заложить основу для шага 2.
Чтобы период концентрации привел к решениям нужна активация пассивной сети головного мозга. Она происходит в перерывах, когда мы, казалось бы, не думаем о проблеме, но идеи приходят сами собой: в душе, в спортзале, на прогулке, в просто разговоре не о чем с коллегами или коллегой, при созерцании заката и во сне. В этот момент загруженная информация соединяется с другими битами знаний, воспоминаний, предыдущим опытом, что может привести к новым решениям, а не тем которые обсуждались сразу после «загрузки».
Поэтому не стоит бояться cделать до 3-4 часов свободного времени, времени без программы, думать об этих периодах как об упущенных возможностях — активность происходит, люди пассивно работают головой. Тут действует принцип Less is more, не все могут быть креативны, если их зажали в рамки расписания, каждому нужен свой способ восстановления (и кто-то это делает в одиночестве, а кто-то через людей), количество часов с регламентом не гарантирует результат, потому что может потеряться концентрация.
После такого дня проще переходить к выработке решений, генерации идей, формированию смыслов или сценариев. Часто такой день начинают с того, что пришло в голову за ночь или свободное время, часто даже видение проблемы может измениться посде таких периодов восстановления.