Достаточно интересная статья про шаблонизацию ТЗ. https://habr.com/ru/companies/magnus-tech/articles/776732/
В ней очень грамотно отражен опыт заказной разработки, можно прямо брать и переиспользовать.
Я могу как обычно начать рассказывать, как это неэффективно и т.д. Но реальность такова, что все ещё много систем разрабатывается по модели аутсорса, когда ни заказчик ни исполнитель думают, не про пользу, а про соответствие единой точке правды в виде ТЗ. Для такой ситуации статья очень полезна, я в свое время работы в аутсорсе делал подобный шаблон, но не настолько подробно.